报告厅使用管理规定(暂行)

来源:威尼斯手机官网 编辑:图书资料与网络管理中心 发布日期:2017年10月18日

  官网报告厅(图书馆一楼1号报告厅和第二教学楼1楼2号报告厅),是承办官网大型会议、专题讲座和大型签约会等重要活动的场所。为加强官网报告厅管理,明确职责,确保运转正常,更好地为广大师生服务,特制定本管理规定。

  一、使用范围

  1.官网组织召开的大型会议和专题讲座。

  2.官网与合作单位签约等重要活动。

  3.官网各部门举办的需要使用报告厅的大型活动。

  4.报告厅原则不对院外开放。特殊情况借用,应提前一周向图书资料与网络管理中心提交书面申请,经官网党委书记和院长批准后方可使用。

  二、日常管理

  1.图书资料与网络管理中心负责官网报告厅的使用管理,未经同意,任何部门和个人不得擅自使用。

  2.报告厅的使用安排遵循院级会议及活动优先的原则。如无重大会议及活动安排,则按照申请时间顺序安排使用报告厅,由党政办公室进行统筹安排。

  3.官网或各部门使用时必须安排专人负责与会人员进场和退场的疏通工作,并在会场内进行组织和管理,活动组织者配合报告厅管理人员做好设备的使用及维护,尤其做好安全防范工作。

  4.报告厅灯光、音响、视频及电子屏显示器等电子设备由图书资料与网络管理中心负责管理、维修及维护。未经许可,其他人不得自行操控设备。

  5.报告厅电子设备管理员在使用前要调试好音响、灯光及多媒体设备,打好字幕,会议(活动)结束后,管理人员要认真检查、清理场地,关闭电源,确保室内整洁安全。

  6.报告厅的日常卫生、线路和消防安全由保卫与物业管理处负责。

  7.电工需要经常对报告厅的电源、电线、灯光等电器设备做检查,杜绝因灯光与幕布或与其它易燃物品距离太近导致火灾,防止线路老化的原因发生安全事故。

  三、使用申请程序

  1、使用报告厅必须以部门名义进行申请。

  2、申请经本部门填写《多功能报告厅使用申请单》(附后),一式两份详细填写使用时间、活动内容、人数、字幕,部门负责人和主管院领导签字同意后,提前三天送达图书资料与网络管理中心报备(办公室在活动召开前一天将会务用品准备到位,联系使用部门领取),避免会议较多时发生冲突,如不提前对接而影响到会务、活动,责任自负。

  3、图书资料与网络管理中心根据使用要求及人数确定使用1号或2号报告厅。

  4、重大会议或对会场环境及设备有特定要求的,须提前一周到图书资料与网络管理中心备案。 

  5、办理使用登记手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天通知图书资料与网络管理中心。

  6、以官网名义召开的会议及举办的活动由图书资料与网络管理中心优先安排使用。

  四、使用要求

  1.使用部门安排的活动如与官网重大活动冲突时,图书资料与网络管理中心负责统筹调整,使用单位须服从安排。

  2.按照“谁使用,谁负责”的原则,使用部门要安排专人做好会务服务及保障工作。

  3.使用部门必须遵守报告厅使用管理制度,听从管理人员安排,确保人员和设备安全。如发现使用单位不能遵守本规定,图书资料与网络管理中心将停止其继续使用。

  4.使用部门和与会人员要自觉维护报告厅环境卫生,爱护报告厅公用设施,不得在报告厅内食用零食、吸烟,严禁随地吐痰、乱丢杂物,不得随处粘贴、乱涂乱画。未经允许,不得擅自将室内物品移作他用。

  5.使用结束后,使用部门指派负责人员对设备进行检查并负责将所用设施还原,确保会场恢复原样,如涉及人为损坏设施等问题,由使用部门负责按价赔偿。

  6.未经报告厅管理部门同意,任何部门或个人不得在报告厅内随意悬挂或张贴会标、标语,不得随意变动室内设施的摆放格局。

  五、本管理办法解释权归图书资料与网络管理中心。

   

  附件:多功能报告厅使用申请单

   

  图书资料与网络管理中心

  2017年8月20日   


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